Conseguir cumprir todas as suas tarefas diárias, sem perder-se em e-mails e anotações é um desafio para a maioria dos colaboradores de pequenas, médias e grandes empresas, em especial por conta da grande demanda diária.
Isto acaba reduzindo o ritmo de produção e até podendo acarretar em tarefas esquecidas em meio à desorganização. Percebendo essa dificuldade, abaixo você confere uma série de técnicas e dicas que podem lhe ajudar a se tornar uma pessoa mais organizada e focada.
O excesso visual nos deixa improdutivos
Já foi cientificamente comprovado em pesquisa realizada pela Universidade de Princeton, nos Estados Unidos, que estímulos visuais acabam fazendo com que as pessoas se desconcentrem mais facilmente – deixando de lado suas tarefas mais importantes.
Assim, o melhor espaço de trabalho é aquele que seja limpo e com o menor número de objetos possíveis. Portanto, não entulhe sua mesa ou local de trabalho com cadernos, papéis, garrafas e outros materiais que não sejam extremamente necessários ou que te ajudem de alguma forma.
Além da distração, você acaba gastando tempo para organizar tudo isso. Neste caso, menos é mais: lembre-se disso sempre!
Lista de prioridades
É importante começar o dia sempre com uma lista de todas as tarefas que você precisará fazer. Ao longo do tempo, podem surgir novos compromissos e outros acabarão sendo postergados.
No entanto, é importante ter em mente os principais jobs para que você consiga ter um controle melhor de seu tempo e, assim, conseguir se organizar de maneira mais efetiva.
Além disso, dividir suas tarefas em ordem, das mais urgentes para as menos, irá ajudar a organizar sua agenda. Comece com aquelas que, provavelmente, estão te causando mais estresse e incômodo.
Essa lista pode ser feita por meio de aplicativos de celular ou computador ou também em um caderno utilizando canetas de cores diferentes, sem se esquecer da questão do excesso de objetos na mesa, hein?! Experimente diversas maneiras até encontrar aquela que você se adapta melhor e inclua esta atividade em sua rotina.
Planner
Se você é uma pessoa que precisa de algo mais visual, os planners em formato de caderno são ideais. Os planners são, normalmente, divididos em objetivos mensais, semanais e diários.
Neles, você consegue planejar com mais facilidade suas atividades sem se perder. Ficará mais fácil visualizar o macro (no mês) ao mesmo tempo que você se organiza diariamente. Uma opção interessante é achar um que não tenha data, pois, desta forma, a vida útil do caderno será maior.
Evite interrupções
Embora possa parecer óbvio, acabamos criando hábitos que atrapalham a fluidez do dia a dia. Deixar o e-mail aberto enquanto se faz um relatório, por exemplo, gera distrações desnecessárias e improdutivas.
Muitas abas no navegador podem acabar sendo também um outro fator de distração, então, é importante sempre checar que todas as que estão abertas serão úteis para a sua tarefa momentânea.
Se trabalhar em um ambiente movimentado e com pessoas ao seu redor, é interessante utilizar um fone de ouvido com músicas com as quais você se sinta bem e mais concentrado.
Estabeleça um tempo
Entenda quanto tempo você realmente tem. Isso é, tendemos a deixar as atividades se acumularem e se arrastarem para o final do dia e, muitas vezes, elas acabam sendo feitas após o expediente normal de trabalho.
Para evitar isso, deixe claro para você mesmo quanto tempo é necessário para terminar a apresentação, avaliar o report e examinar os dados recebidos do outro time.
Dessa forma, poderá planejar suas atividades dentro deste tempo preestabelecido. Com isso, a tendência será ter uma concentração maior nas tarefas diárias, cumprindo todo o seu planejamento.
O Contador é o especialista e pode ajudar a mitigar a ocorrência de problemas.
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sua empresa em boa companhia
